Effektiv varelogistikk og dokumentasjon:

Doblet omsetningen med digital vareflyt

Doblet omsetningen med digital vareflyt

Da ærverdige Gausdal Landhandleri flyttet inn i nytt sentrallager på Lillehammer i 2007, ble noen inngrodde vaner med på lasset. Vaner som førte til at de nye lokalene – som skulle være en velsignelse og selve fundamentet for videre vekst, velstand og ekspansjon – skapte logistiske utfordringer.

– Selv med en moderat vekst ble det raskt tydelig for oss at vi hadde tatt oss vann over hodet. Våre vante manuelle logistikkprosess – basert på penn og papir – førte til en runddans av manglende kolli, varer levert feil, biler som brukte halve dagen på å finne fram og klager fra forsmådde kunder. Så i 2009/2010 gjorde vi noen grep for å få en mer hensiktsmessig vareflyt. Det har vi ikke angret på, har IT-sjef Knut Bergaust hos Gausdal Landhandleri tidliger sagt på nettsidene til GS1. Gausdal Landhandleri er en tradisjonsrik byggevareforretning uten kjedetilknytning som har sine røtter helt tilbake til 1938. En virksomhet som per i dag har rundt 339 årsverk fordelt på 16 byggevarehus, og et eget proffsenter for større kunder, kundesenter for forbrukerkunder, med en avdeling for netthandel.

Elektronisk vareflyt

Innen byggevare er det svært viktig at kundene får varene levert på korrekt sted til riktig tid. Så og si alle lange og kronglete prosesser innen praktisk bygging – stort som smått – starter jo med en eller annen form for materialer. Uten planker ingen snekring. Det ble derfor besluttet å utvikle en egen løsning for styring, sporing og logging av kolli inn og ut. Dette høres i utgangspunktet kanskje ikke så vanskelig ut. Sannheten er imidlertid at det er en ytterst komplisert kabal som skal gå opp. Varer kommer fra mange ulike leverandører og produsenter. Noe går direkte fra leverandør ut til kundene, andre ting plukkes opp av kundene selv på lageret i forbifarten. Alt dette skal logges, fordeles, re-pakkes, sendes ut til rett adresse, og ikke minst skal alle komponentene i en gitt bestilling havne på riktig faktura, med korrekte rabatter og vilkår.

– Det endte med at vi investerte i et eget transport- og logistikksystem, tett integrert med vår ERP-løsning. Fra det øyeblikket kunden bestiller sine byggevarer blir absolutt alt – i alle ledd – registrert. Varene blir merket med strekkoder innholdene informasjon om hva det faktiske kolliet består av og til hvilken byggeplass – eller del av byggeplassen – kunden skal ha det levert. Logistikkontrollen sørger for at vi er proaktive slik at kunden umiddelbart får beskjed dersom varen ikke er på lager. Noe som er gull for da kan man jo umiddelbart finne kurante erstatninger, sier Bergaust, som selv ble hentet fra en oversiktlig logistikk-hverdag i dagligvarehandelen i forbindelse omleggingen i 2010.

Fremtiden er ankommet

Det er mye som imponerer med transport- og logistikksystemet til Gausdal Landhandleri. En ting er at det gir full oversikt og sporbarhet fra start til mål. Fra bestilling til montering. La oss skissere en aldri så liten tenkt effektuering av en ordre:

Etter å ha ringt inn bestillingen og denne er pønsjet inn i systemet, får kjørekontoret etter noen få øyeblikk beskjed og setter i gang prosessen. En riktig dimensjonert bil for kolliet spores opp og bookes, på plukklageret skannes varenes strekkoder, informasjon som deles elektronisk med sjåføren via hans håndholdte terminal, som i sin tur skanner de ferdig pakkede kolliene samtidig som de lastes i bilen. Skulle det mangle ett kolli, gir systemet selv beskjed om at noe ikke stemmer og sørger for å rette opp eller gi beskjed. En beskjed som også blir kunden til del per SMS. Når bilen er klar for utkjøring varsles kunden igjen på SMS om at bilen er på vei og varene kan ventes i et gitt tidsrom. Når varen ankommer – som regel svært presist – skannes de på nytt. På en liten printer i bilen skrives følgeseddelen ut og det er bare for kunden å kvittere. Denne informasjonen sendes så til ERP-systemet som sørger for at faktura opprettes, lagerbeholdning justeres og etterfylling eventuelt blir initiert.

Nøkkelen til å temme denne kompleksiteten er en snerten liten identifikator ved navn «Serial Shipping Container Code» (SSCC.) SSCC er en GS1-standard spesielt utviklet for å identifisere logistikkenheter, paller eller enkelt-pakker, med ett unikt kollinummer. En identifikator som igjen gjør «Pakkseddel Nivå 3» mulig.

– SSCC gjør at produsenter, leverandører, transportører og handelspartnere kan spore en logistisk enhet gjennom hele verdikjeden. Vi har for eksempel stadig flere leverandører som merker kolliene for oss og sender over informasjon via EDI. Med det har vi full sporbarhet og stålkontroll fra leverandør, via lageret og ut til byggeplass, sier Bergaust.

Profitabel digitalisering

At gevinstene har vokst proporsjonalt med presisjonen i leveringene, stikker Bergaust ikke under en stol. I løpet av årene som har gått er omsetningen mer enn fordoblet og tippet i i 2018 1,5 milliarder kroner.

– Klart det er en enorm gevinst å levere rett vare til rett tid. Vi blir sett på som en solid og pålitelig aktør. En partner å stole på. Det er jo et stort konkurransefortrinn. Logistikken er det vi vinner på. Det handler vel i bunn og grunn om å skape merverdi for kundene. Ha den beste tjenesten rundt produktet. At alt går elektronisk gjør systemet kjapt, nøyaktig og etterrettelig, og det er jo en rimelig uslåelig kombinasjon, sier Bergaust.

Sporbarhet fra A til Å

SSCC-koden og Pakkseddel Nivå 3 er de to aller viktigste komponentene for å få informasjonen til å flyte. Disse sørger for at hver enkelt vare kan spores elektronisk gjennom hele forsyningskjeden. Varer som er sporbare gir forutsigbarhet. Forutsigbarhet sparer tid. Tid er penger.

– Vi mener jo at at vi har det beste systemet i bransjen. Andre byggevareleverandører har sikkert også god logistikk, men det at alle våre systemer er integrert, at alle medarbeiderne er online og at alle sender fra seg sanntidsinformasjon til systemet fortløpende, gjør oss unike. Det tar maks to minutter fra noen sender en beskjed, til alle involverte har mottatt den. Og det er jo ganske uslåelig, avslutter Bergaust.